Es gibt wohl kaum ein anderes Werkzeug im Büroalltag, das einen derart großen Anteil der täglichen Arbeitszeit in Anspruch nimmt. Wir gehen in einer Flut von E-Mails unter, die permanent unsere Arbeit unterbrechen.

Tipp 1: Rufen Sie Ihre E-Mails nur noch dreimal täglich ab, nicht permanent!

Wir kennen ja dieses kleine Popup, das permanent die neuen Email-Nachrichten anzeigt.  Natürlich müssen wir nicht sofort reagieren, aber schon alleine das Registrieren der E-Mail stört unsere Konzentration enorm. Und wenn wir uns dann verleiten lassen, eine E-Mail sofort zu lesen, haben wir mindestens 5 Minuten verloren, bis wir den Faden wieder dort aufgenommen haben, wo wir unterbrochen wurden. Multiplizieren Sie das mit 20-30 E-Mails am Tag und Sie wissen, warum am Abend so wenig erledigt ist.
Stellen Sie Ihr Abrufe-Intervall auf 3 Stunden. Auch wenn es manchmal nicht so scheint, gibt es kaum E-Mails, die nicht 3 Stunden später rechtzeitig beantwortet werden können.
Arbeiten Sie dann alle angefallenen E-Mails konzentriert ab.

Tipp 2: Erledigen Sie sofort, was nicht länger als 3 Minuten dauert!

Tipp 3: Bestellen Sie Newsletter ab, die Sie länger als eine Woche nicht gelesen haben!

Sie werden sie garantiert nicht „nachlesen“.

Tipp 4: Leeren Sie Ihren Posteingang!

Lassen Sie nur E-Mails, bei denen Sie noch etwas zu tun haben, im Posteingang. Der Rest wandert sofort ins Archiv oder in einen „Zu Lesen“-Ordner. So wird Ihr Posteingang zur Todo-Liste, und wichtige E-Mails verschwinden nicht nach unten, wo sie bald vergessen werden.

Tipp 5: Arbeiten Sie mit Textbausteinen!

Sobald Sie einen Satz 2 mal in ähnlicher Form geschrieben haben, legen Sie sich gleich einen Textbaustein dafür an.  Beim nächsten Mal benötigen Sie dann nur noch Sekunden.

Tipp 6: Verschonen Sie andere!

Senden Sie Emails nur an Personen, die es wirklich angeht. Nicht jeden als CC einfügen.