Wie Sie die Effizienz Ihrer Meetings optimieren

Neben E-Mails sind Meetings der zweite große Zeitbrocken der täglichen Arbeit.

Daher ist es auch hier entscheidend, effektiv zu sein.

Wenn Sie sich an die folgenden Regeln halten, werden Sie im Durchschnitt ein Drittel bis die Hälfte der Zeit in Meetings reduzieren können.

1. Ist das Meeting wirklich notwendig? Ist Ihre Teilnahme wirklich notwendig? Laden Sie selbst so wenig Teilnehmer ein wie möglich. Reicht es, wenn einzelne Teilnehmer nur an Teilen des Meetings anwesend sind?

2. Kein Meeting ohne vorherige Agenda.
Meetings ohne Agenda kommen nur selten zu konkreten Ergebnissen. Oft wären Sie durch ein kurzes Telefonat besser erledigt worden.

3. Kein Thema/Tagesordnungspunkt ohne Ergebnis, Aufgaben und Verantwortung

4. Geben Sie jedem Meeting einen fixen Zeitrahmen, der nicht überschritten werden soll. Setzen Sie direkt danach einen wichtigen Termin.

5. Lassen Sie Meetings unbedingt pünktlich beginnen. Zu spät kommen anderer Teilnehmer sollten Sie nicht tolerieren. Die Verspätung in Minuten, multipliziert mit der Anzahl der Teilnehmer ergibt die verlorene Arbeitszeit!

6. Halten Sie Meetings im Stehen ab. Das halbiert oft die Dauer des Meetings.

 

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