Mit E-Mail sinnvoll umgehen

Es gibt wohl kaum ein anderes Werkzeug im Büroalltag, das einen derart großen Anteil der täglichen Arbeitszeit in Anspruch nimmt. Wir gehen in einer Flut von E-Mails unter, die permanent unsere Arbeit unterbrechen.

Tipp 1: Rufen Sie Ihre E-Mails nur noch dreimal täglich ab, nicht permanent!

Wir kennen ja dieses kleine Popup, das permanent die neuen Email-Nachrichten anzeigt.  Natürlich müssen wir nicht sofort reagieren, aber schon alleine das Registrieren der E-Mail stört unsere Konzentration enorm. Und wenn wir uns dann verleiten lassen, eine E-Mail sofort zu lesen, haben wir mindestens 5 Minuten verloren, bis wir den Faden wieder dort aufgenommen haben, wo wir unterbrochen wurden. Multiplizieren Sie das mit 20-30 E-Mails am Tag und Sie wissen, warum am Abend so wenig erledigt ist.
Stellen Sie Ihr Abrufe-Intervall auf 3 Stunden. Auch wenn es manchmal nicht so scheint, gibt es kaum E-Mails, die nicht 3 Stunden später rechtzeitig beantwortet werden können.
Arbeiten Sie dann alle angefallenen E-Mails konzentriert ab.

Tipp 2: Erledigen Sie sofort, was nicht länger als 3 Minuten dauert!

Tipp 3: Bestellen Sie Newsletter ab, die Sie länger als eine Woche nicht gelesen haben!

Sie werden sie garantiert nicht „nachlesen“.

Tipp 4: Leeren Sie Ihren Posteingang!

Lassen Sie nur E-Mails, bei denen Sie noch etwas zu tun haben, im Posteingang. Der Rest wandert sofort ins Archiv oder in einen „Zu Lesen“-Ordner. So wird Ihr Posteingang zur Todo-Liste, und wichtige E-Mails verschwinden nicht nach unten, wo sie bald vergessen werden.

Tipp 5: Arbeiten Sie mit Textbausteinen!

Sobald Sie einen Satz 2 mal in ähnlicher Form geschrieben haben, legen Sie sich gleich einen Textbaustein dafür an.  Beim nächsten Mal benötigen Sie dann nur noch Sekunden.

Tipp 6: Verschonen Sie andere!

Senden Sie Emails nur an Personen, die es wirklich angeht. Nicht jeden als CC einfügen.

Wenn Ihnen dieser Tipp gefällt, dann teilen Sie das doch Ihren Freunden mit!

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